Focus fonctionnalité : la prise de rendez-vous dans Thera-connect, de A à Z

Dans cet article, on vous guide pas à pas à travers toutes ses fonctionnalités : de la configuration initiale à la gestion du pré-paiement, en passant par les rappels SMS et le widget intégrable sur votre site web, si vous en avez un.

Étape 1 : configurer votre cabinet avant de démarrer

Avant de prendre votre premier rendez-vous dans Thera-connect, trois éléments sont indispensables :

• Renseigner les informations de votre cabinet (nom, adresse, horaires d'ouverture)
• Créer au moins un client/patient dans votre base
• Paramétrer au moins un type de séance avec son tarif (honoraire)

Ces informations servent de socle à toute la mécanique de réservation. Vos horaires de cabinet définissent notamment les créneaux disponibles qui seront affichés lors d'une réservation en ligne. Si votre cabinet est ouvert du mardi au vendredi de 9h à 19h, c'est ce que verront vos clients/patients sur votre page de réservation.

Vous gérez plusieurs lieux d'exercice ? Thera-connect permet de créer plusieurs cabinets avec des adresses et des plages horaires distinctes. Un cabinet à Lyon le lundi, un autre à Grenoble le jeudi : chaque agenda reste indépendant et clairement identifié.

Étape 2 : poser un rendez-vous depuis le planning

Depuis votre planning, cliquez sur n'importe quel créneau libre pour ouvrir le formulaire "Ajouter un rendez-vous". Voici ce que vous y trouvez :

• Rendez-vous personnel (sans client): cochez cette case pour bloquer un créneau (réunion, pause, formation) sans associer un client/patient. Ce créneau sera indisponible à la réservation en ligne.
• Type de séance : sélectionnez parmi vos honoraires configurés. Le tarif s'affiche automatiquement.
• Pré-paiement : activez l'option si vous souhaitez que le client/patient paie avant la séance (voir Étape 5).
• Lieu de consultation : au cabinet ou en vidéo. Si vous choisissez "En vidéo", un lien Google Meet est généré automatiquement et transmis au client/patient.
• Client : sélectionnez dans votre base ou créez un nouveau profil directement depuis le formulaire.
• Date, heure de début, heure de fin.
• Motif : une note visible uniquement par vous, utile pour noter un contexte avant la séance.

Cliquez sur "Enregistrer" : le rendez-vous apparaît immédiatement dans votre planning.

Étape 3 : la réservation en ligne par vos clients/patients

C'est l'une des fonctionnalités les plus appréciées des praticiens et thérapeutes bien-être qui démarrent avec Thera-connect : le logiciel génère automatiquement une page web de réservation à votre nom, sans que vous ayez à toucher une ligne de code.

Votre page vitrine dédiée

Cette page affiche votre nom, vos types de séances disponibles et les créneaux libres en temps réel, selon les horaires de votre cabinet. Un client/patient qui reçoit le lien peut réserver directement, sans vous appeler.

Avoir cette page activée, c'est un avantage concurrentiel immédiat, particulièrement pour les praticiens et thérapeutes bien-être qui viennent de s'installer.

Le widget intégrable (embed) : votre agenda sur votre propre site

Vous avez déjà un site web sur WordPress, Wix, Webflow ou une autre plateforme ? Thera-connect propose un mode "embed" : un simple code à copier-coller, et le module de réservation s'intègre directement dans votre page existante. Aucune configuration supplémentaire n'est requise. Vos visiteurs réservent sans quitter votre site.

Étape 4 : confirmations et rappels automatiques

Une fois le rendez-vous posé, qu'il soit créé par vous ou par le client/patient en ligne, Thera-connect prend le relais.

La confirmation immédiate

Dès la réservation confirmée, deux notifications partent simultanément :

• Le client/patient reçoit un email récapitulatif avec toutes les informations (date, heure, type de séance, lieu, coordonnées du cabinet).
• Vous recevez également une notification email indiquant qu'un nouveau rendez-vous a été enregistré dans votre planning.

Les rappels paramétrables

Depuis les paramètres de votre cabinet (cliquez sur le nom de votre organisation puis sur "notifications email"), vous configurez vos rappels de manière indépendante :

• Rappels par email: actifs par défaut, ils partent automatiquement selon le timing que vous définissez.
• Rappels par SMS : activables séparément (nécessite des crédits SMS). Vous pouvez activer ou désactiver l'envoi d'un SMS de confirmation à la prise de rendez-vous.
• Nombre de rappels : par défaut, 2 rappels sont configurés.
• Timing du 1er rappel : 72 heures avant le rendez-vous.
• Timing du 2ème rappel : 24 heures avant (confirmation finale).

Chacun de ces paramètres est modifiable selon votre rythme de travail. Résultat : moins d'absences non prévenues, moins de relances manuelles, et une image professionnelle soignée auprès de vos clients/patients.

Étape 5 : le pré-paiement, votre protection contre les no-shows

C'est l'une des fonctionnalités les plus puissantes pour les praticiens et thérapeutes bien-être qui subissent régulièrement des désistements de dernière minute. Le pré-paiement est activable pour n'importe quel type de séance : en cabinet, à domicile ou en visio.

Comment activer le pré-paiement

Lors de la création ou de la modification d'un rendez-vous, cochez la case "Activer le pré-paiement". Un email contenant un lien de paiement sécurisé (via Stripe) sera automatiquement envoyé au client/patient.

Le cycle complet, étape par étape

• Le rendez-vous est créé avec le pré-paiement activé : il apparaît dans votre planning avec un sablier et le statut "Paiement en attente".
• Le client/patient reçoit un email avec un récapitulatif de la séance et un bouton "Payer [montant] euros". Le lien expire dans 48 heures.
• Des relances automatiques sont envoyées si le paiement n'a pas eu lieu : 7 jours avant, puis 72 heures avant la date.
• Sans paiement à 48 heures du rendez-vous, le créneau est libéré automatiquement dans votre planning.
• Si le paiement est effectué : confirmation de paiement envoyée au client/patient (avec la facture en pièce jointe), notification pour vous via Stripe. Le statut du rendez-vous passe à "Payé" dans votre planning.

À noter : il existe un délai minimum de réservation en ligne. Cela vous permet, par exemple, de bloquer toute prise de rendez-vous en ligne à moins de 48 heures, pour garder la main sur votre agenda de courte date.

Étape 6 : la synchronisation Google Calendar

Depuis les paramètres de votre compte, connectez votre Google Calendar en quelques clics. La synchronisation est bidirectionnelle :

• Les rendez-vous créés dans Thera-connect apparaissent dans Google Calendar.
• Vos événements personnels Google Calendar bloquent automatiquement les créneaux correspondants dans votre planning Thera-connect.

Vous n'avez plus à jongler entre deux agendas. Tout se met à jour en temps réel, dans les deux sens. La mention "Synchronisation Google Calendar active" est visible directement en haut de votre planning pour confirmer la connexion.

En résumé : un flux de prise de rendez-vous entièrement automatisé

Thera-connect centralise tout le cycle de vie d'un rendez-vous : réservation (en ligne ou en cabinet), confirmation immédiate, rappels paramétrables par email et SMS, pré-paiement sécurisé, facturation automatique, et synchronisation avec votre agenda personnel.

Pour les praticiens et thérapeutes bien-être qui souhaitent récupérer du temps sur la gestion administrative et offrir une expérience fluide à leurs clients/patients, c'est un levier concret, actif dès le premier jour d'utilisation.

FAQ : prise de rendez-vous dans Thera-connect

Le module de réservation en ligne est-il disponible sur tous les abonnements ? La page vitrine avec réservation en ligne et la synchronisation Google Calendar sont incluses dans l'offre Complète (29,90 euros/mois). L'abonnement Gratuit inclut déjà la gestion de l'agenda et les rappels par email illimités.

Puis-je intégrer le module de réservation sur mon site web existant ? Oui. Thera-connect propose un mode "embed" : un code à copier-coller qui affiche directement le calendrier de réservation sur votre site (WordPress, Wix, Webflow et autres). Aucune compétence technique n'est nécessaire.

Le pré-paiement fonctionne-t-il pour les séances au cabinet ? Oui, le pré-paiement est activable pour tous les types de séances : au cabinet, à domicile ou en visio.

Que se passe-t-il si un client/patient ne paie pas avant la séance ? Le rendez-vous s'annule automatiquement 48 heures avant la date prévue, libérant le créneau dans votre planning. Des relances email sont envoyées avant cette échéance (à 7 jours, puis à 72 heures).

Les rappels SMS sont-ils inclus dans l'abonnement ? Les rappels par email sont illimités dans tous les abonnements. Les rappels et confirmations par SMS nécessitent des crédits SMS, disponibles en option depuis votre espace Thera-connect.

Puis-je bloquer des créneaux personnels dans mon agenda ? Oui. Lors de la création d'un rendez-vous, cochez la case "Rendez-vous personnel (sans client)" pour bloquer un créneau sans y associer un client/patient. Ce créneau sera invisible lors des réservations en ligne.

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